Chiến dịch Email Marketing gồm các bước cơ bản như sau: Xây dựng danh sách email, thiết kế email, gửi và đánh giá kết quả[18].

Xây dựng danh sách email

Danh sách email chính là tài sản quý giá nhất trong email marketing[19]. Phải bỏ công sức và thời gian ra để có được một danh sách email tốt. Một số người chọn cách mua lại danh sách này. Tuy nhiên nghiên cứu cho thấy chúng thấy nó có vẻ mất nhiều tiền và thời gian mà không thu lại được gì[20]. Có hàng loạt lý do giải thích cho điều này như: chất lượng của chúng rất kém; giá trị thu lại được rất thấp, thậm chí bằng không và còn có thể đánh mất hình ảnh và thương hiệu; những lừa đảo không mong muốn; và việc mua bán các danh sách email là phạm pháp.

Để bắt đầu xây dựng danh sách email, cần cung cấp cho mọi người một lý do để họ đăng ký. Bởi vì khách truy cập trang web hoặc trên Facebook sẽ không đăng ký vào danh sách email của bạn trừ khi bạn cung cấp cho họ một số giá trị như lời khuyên, ebook hay mã giảm giá—và nó được gọi với thuật ngữ là lead magnet (tạm dịch: nam châm thu hút khách hàng). Tìm hiểu và xây dựng danh sách phù hợp với chiến lược và khả năng[21].

Phương pháp xây dựng danh sách email[22]

• Tạo form đăng ký nhận tin trên website: đây là phương pháp phổ biến và đơn giản nhất, bạn tạo một form để người truy cập vào website của bạn đăng ký nhận tin. Địa chỉ email và các thông tin của họ sẽ được lưu lại và họ sẽ nhận được các bản tin email của bạn.
• Khuyến mãi: tổ chức một chương trình khuyến mãi trực tuyến là một cách hay để tăng lượng email trong danh sách của bạn. Những người tham gia khi đăng ký sẽ cung cấp địa chỉ email của mình. Bạn cũng có thể kết hợp khuyến mãi với đăng ký nhận tin để khuyến khích khách hàng đăng ký.
• Tổ chức sự kiện: Các sự kiện thu hút nhiều người tham gia là cơ hội để bạn bổ sung thêm các địa chỉ email vào danh sách của mình. Với các sự kiện trực tuyến, bạn sẽ nhanh chóng tổng hợp các dữ liệu người dùng. Còn với các sự kiện ngọai tuyến như hội nghị, cuộc thi, triển lãm nên có các nhân viên chuyên hỏi và tổng hợp dữ liệu về những người tham dự.

Xác nhận đăng ký

Như đã nói ở trên về tầm quan trọng của xác nhận nên bạn cần thực hiện việc xác nhận đăng ký này. Có một số phương pháp phổ biến như:

• Xác nhận đơn (Single Opt-in) nghĩa là một người đã đưa cho bạn địa chỉ email và bạn có quyền gửi cho họ bản tin, chào hàng,…
• Xác nhận có thông báo (Notified Opt-in) nghĩa là sau khi một người nhập thông tin vào website của bạn, bạn cần gửi cho họ thông báo nói rằng họ đã được thêm vào danh sách và đưa cho họ tùy chọn ngừng nhận tin nếu họ không thực sự muốn nhận tin từ bạn.
• Xác nhận kép (Double Opt-in, Cofirmed Opt-in) gồm các bước: khách hàng nhập thông tin; bạn gửi cho họ một email hỏi họ xác nhận qua một đường Link hoặc reply lại email; chỉ khi họ click đường link hoặc reply email họ mới được thêm vào danh sách

Thiết kế email

Thiết kế email gần giống với việc thiết kế mẫu cho website hơn vì email sử dụng định dạng HTML. Tuy nhiên nó cũng không hề phức tạp như thiết kế website. Nếu công ty bạn không có nhân viên chuyên môn thì thuê ngoài có thể là một biện pháp hữu ích. Một cách khá đơn giản hơn là sử dụng các thiết kế có sẵn.

Phần cốt lõi tạo ra giá trị cho email chính là sự hấp dẫn của nội dung. Một email với nội dung thu hút người đọc sẽ đem lại thành công cho chiến dịch marketing.

Các nguyên tắc trong thiết kế email[23]

• Ngắn gọn: email cần được tạo ngắn gọn nhất có thể. Các nội dung nên được sắp xếp, xúc tích, ngắn gọn.
• Không quá rộng: độ rộng vừa phải từ 500 – 600 pixel.
• Above – the – fold: là khoảng trống có chiều cao 400 – 450 pixel mà người nhận sẽ nhìn thấy ngay khi họ mở email.
• Phù hợp với nhận diện thương hiệu: các logo, icon, màu nền, màu chữ, màu đường kẻ dùng trong email phải phù hợp với các thành phần khác trong bộ nhận diện thương hiệu.
• Mời gọi hành động: ngoài việc cung cấp thông tin hoặc quảng cáo, email nên hướng người đọc tới một hành động cụ thể.
• Hạn chế file đính kèm và giữ email có kích thước nhỏ

Gửi chiến dịch email

Xây dựng một danh sách email và vứt xó nhiều tháng là điều điên rồ. Nếu bạn không làm cho danh sách của mình hoạt động và được tương tác, nó sẽ dần bị chết theo thời gian[2]. Mỗi doanh nghiệp đều khác nhau và không phải tất cả các email đều có hiệu quả như nhau trong mọi ngành. Vì vậy, luồng thông điệp được quyết định dựa trên mô hình kinh doanh của bạn và bạn có thể gửi các loại email tiếp thị phù hợp theo vòng đời của khách hàng.Để gửi email đi bạn cần có phần mềm gửi email & máy chủ gửi email. Bạn có thể lựa chọn trong các phương án sau: sử dụng phần mềm cài ngay trên máy tính của bạn và thuê máy chủ (SMTP) để gửi email đi; tự xây dựng hệ thống gửi email cho công ty (gồm cả phần mềm và máy chủ); sử dụng phần mềm email marketing trọn gói[24].

Đánh giá kết quả

Phân tích chiến dịch email giúp bạn hiểu được những gì mà người đăng ký trong danh sách của bạn đang kỳ vọng. Ví dụ: Khi nhìn vào tỷ lệ mở, nó thường sẽ cho bạn biết bạn đã xây dựng mối quan hệ của mình với người đăng ký tốt như thế nào. Nó đôi khi cũng thể hiện sự cẩu thả trong việc viết dòng chủ đề của bạn, khán giả cần ở bạn nhiều hơn thế. Mặc khác, phân tích còn giúp bạn có được thông tin hữu ích để tiến hành phân khúc danh sách của mình thành các phân đoạn đối tượng khác nhau, từ đó gửi thông điệp phù hợp hơn dựa trên dữ liệu sâu sắc về người dùng[24].

Tất cả các số liệu đều quan trọng ở một mức độ nào đó. Tuy nhiên, dưới đây là các số liệu quan trọng nhất để bạn có thể theo dõi các nỗ lực tiếp thị qua email của mình[2]. Ngoài ra người ta còn sử dụng chỉ số ROMI (Return on marketing investment) để đo lường tính hiệu quả của chiến dịch.

Tỷ lệ gửi (delivered rate)

Tỷ lệ gửi là tỷ lệ phần trăm số lượng người đăng ký thực sự nhận được email mà bạn gửi trong hộp thư đến của họ hoặc các thư mục khác chứ (như nội dung cập nhật, quảng cáo) không phải trong thư mục thư rác (spam).Nếu tỷ lệ gửi của bạn bị thấp theo thời gian, bạn có thể gặp sự cố với ISP hoặc thấy email của mình không thể gửi đến toàn bộ khối địa chỉ IP.

Tỷ lệ mở (open rate)

Tỷ lệ mở là tỷ lệ phần trăm email được mở bởi người nhận trên tổng số email đã gửi thành công.Bạn có thể xem xét dòng tiêu đề để cải thiện tỷ lệ mở email của mình. Tỷ lệ mở càng cao đồng nghĩa với việc người đăng ký tham gia / tương tác với bạn, điều đó góp phần đáng kể làm tăng uy tín người gửi của bạn.

Tỷ lệ nhấp (click-through rate)

Tỷ lệ nhấp là tỷ lệ phần trăm số lượt nhấp vào liên kết trong email trên số lượng email được mở, đây được coi là một trong những số liệu email marketing quan trọng nhất bởi nó đứng phía trước mọi chuyển đổi.Nếu tỷ lệ nhấp của chiến dịch cao hơn 4%, điều đó có nghĩa là nội dung và lời gọi hành động (CTA) trong email của bạn đang hoạt động.

Tỷ lệ thoát (bounce rate)

Tỷ lệ thoát là tỷ lệ phần trăm của những email không được chuyển giao. Các email chưa được gửi trở lại cho người gửi. Bạn sẽ gặp vấn đề về khả năng gửi email nếu tỷ lệ thoát của bạn lớn hơn 2%.

Tỷ lệ hủy đăng ký (unsubscribe rate)

Hủy đăng ký là một dấu hiệu cho thấy họ không muốn nhận thêm bất kỳ thông tin liên lạc hoặc email nào từ bạn. Hay nói cách khác, họ muốn bạn xóa địa chỉ email của họ khỏi danh sách gửi thư của bạn.Tỷ lệ hủy đăng ký cho biết tỷ lệ phần trăm người nhận từ chối có mặt trong danh sách email của bạn, giữ nó ở dưới 0,1% được cho là lý tưởng.

Tỷ lệ chuyển đổi (conversion rate)

Cuối cùng, tỷ lệ chuyển đổi cho bạn biết có bao nhiêu người đã mở email của bạn và thực hiện một hành động cụ thể sau khi nhấp vào một liên kết.Một chuyển đổi có thể là đăng ký tài khoản, mua hàng, tải xuống ebook hoặc một cái gì đó khác. Nếu tỷ lệ chuyển đổi tiếp thị qua email của bạn cao hơn 2%, điều đó có nghĩa là chiến dịch của bạn thành công trong việc tạo ra sự quan tâm.